Checklist de accesibilidad para eventos: 4 pruebas antes de abrir una conferencia europea

Los micrófonos están conectados, los altavoces están preparados y el código QR para acceder a la traducción en directo ya aparece en el programa del evento. Desde la mesa de producción, todo puede parecer listo. Sin embargo, algunos problemas importantes pueden pasar desapercibidos hasta que alguien prueba la experiencia completa desde el punto de vista de un asistente.

El éxito de una conferencia comienza mucho antes de que el primer participante entre en la sala. En los eventos multilingües y accesibles, el ensayo final no debe limitarse a comprobar que la tecnología funciona. También debe confirmar que todas las personas podrán escuchar, comprender y participar desde el primer momento.

Un código QR puede ser demasiado pequeño para escanearlo desde el fondo de la sala. El sistema de traducción puede estar conectado a una fuente de audio incorrecta. Un término técnico puede aparecer mal traducido durante toda la presentación o las instrucciones pueden resultar claras únicamente para quienes las redactaron.

Un ensayo realista permite detectar estos problemas antes de abrir las puertas.

Esta preparación también es fundamental para la accesibilidad. Aproximadamente 190 millones de personas de la Región Europea de la Organización Mundial de la Salud viven con pérdida auditiva o sordera. Por tanto, disponer de audio claro, subtítulos y otras medidas de apoyo puede ser una parte esencial de la experiencia, no un servicio opcional.

1. Comprueba toda la cadena de audio

Los subtítulos y la traducción en tiempo real dependen directamente de la calidad del audio original. Un micrófono puede escucharse correctamente a través de los altavoces de la sala y, al mismo tiempo, enviar una señal débil, distorsionada o incompleta a la plataforma de subtitulado.

Por este motivo, no basta con comprobar que el micrófono funciona.

Durante el ensayo deben utilizarse los mismos micrófonos, mesa de mezclas, ordenadores, conexión a internet y configuración de audio que se emplearán durante el evento.

Pide a uno de los ponentes que hable durante varios minutos a su velocidad habitual y que se mueva por el escenario como tiene previsto hacerlo durante la presentación.

En las mesas redondas, prueba varios micrófonos e incluye situaciones reales, como interrupciones, preguntas del público o momentos en los que varias personas hablan a la vez.

EventCAT recomienda:

• Utilizar una fuente de audio clara

• Reducir el ruido de fondo

• Verificar que se ha seleccionado la entrada de audio correcta

• Mantener una conexión a internet estable

• Utilizar una conexión por cable siempre que sea posible

Una conexión por cable resulta especialmente recomendable en espacios donde la red Wi-Fi pública puede saturarse cuando lleguen los asistentes.

2. Realiza la prueba del asistente en 60 segundos

Una plataforma puede parecer sencilla para el equipo de producción porque sus integrantes ya saben cómo utilizarla. Un asistente que accede por primera vez no cuenta con esa ventaja.

Entrega el código QR o la URL de EventCAT a una persona que no haya participado en la configuración y pídele que se una a la sesión sin recibir instrucciones adicionales.

Esta persona debería poder:

• Escanear el código QR

• Acceder a la sesión

• Seleccionar un idioma

• Leer los subtítulos

• Escuchar la traducción desde su propio dispositivo

EventCAT permite acceder mediante un código QR o una URL única, de modo que los asistentes pueden seguir los subtítulos o escuchar la traducción en directo desde un teléfono o una tableta.

Prueba de accesibilidad para asistentes

Cómo interpretar los resultados

Cuatro o cinco respuestas afirmativas: la experiencia del asistente está prácticamente preparada.

Dos o tres respuestas afirmativas: se recomienda realizar otro ensayo.

Cero o una respuesta afirmativa: es probable que los asistentes necesiten ayuda durante el evento.

La prueba debe realizarse utilizando la misma pantalla, el mismo tamaño de código QR, la misma iluminación, la misma red de internet y dispositivos similares a los que utilizará el público.

Un código que funciona perfectamente desde el monitor de control puede ser difícil de escanear desde la última fila. Del mismo modo, unos subtítulos que se ven con claridad en un ordenador portátil pueden resultar incómodos de leer en la pantalla de un teléfono.

3. Prueba las palabras que utilizarán realmente los ponentes

La frase «Bienvenidos a la conferencia de hoy» no es suficiente para comprobar la calidad de un sistema de traducción.

El ensayo debe incluir los nombres, cifras, siglas, marcas y términos especializados que aparecerán en las presentaciones reales.

Esta preparación resulta especialmente importante en eventos relacionados con:

• Medicina y salud

• Ciencia

• Finanzas

• Derecho

• Tecnología

• Ingeniería

• Industria

Pide a los ponentes que compartan con antelación la terminología más compleja y prepara un breve guion de prueba que incluya:

• Nombres de empresas

• Nombres de productos

• Expresiones técnicas

• Fechas

• Porcentajes

• Divisas

• Siglas

• Números de modelo

Un solo término incorrecto puede cambiar el significado de una afirmación importante.

EventCAT permite crear glosarios personalizados con terminología sectorial y vocabulario propio de cada empresa. También ofrece subtítulos y traducción de voz en tiempo real en más de 50 idiomas, lo que permite comprobar las expresiones reales en los idiomas seleccionados para el público.

Preparar la terminología no puede compensar una mala calidad de audio, pero proporciona al sistema un contexto más preciso.

Aun así, la salida generada debe supervisarse durante el evento. También conviene revisar las transcripciones importantes antes de publicarlas, sobre todo cuando contienen nombres propios, cifras, información sensible o instrucciones de seguridad.

4. Prepara un plan para cuando algo falle

Una configuración profesional no es aquella que nunca presenta problemas técnicos. Es aquella en la que el equipo sabe cómo reaccionar rápidamente cuando se produce una incidencia.

Antes del evento, asigna a una persona responsable de supervisar los subtítulos y la traducción. Evita dejar esta tarea repartida de forma poco clara entre varios integrantes del equipo de producción.

La persona responsable debe saber cómo comprobar:

• La entrada del micrófono

• La conexión a internet

• Los idiomas seleccionados

• El estado de la sesión

• La calidad de los subtítulos

• El funcionamiento del audio traducido

También debe estar disponible una URL corta por si algún asistente no puede escanear el código QR.

El equipo necesita instrucciones claras para ayudar a las personas que lleguen tarde, cierren accidentalmente la página o tengan dificultades para seleccionar un idioma.

El World Wide Web Consortium, a través de su Iniciativa de Accesibilidad Web, recomienda planificar la accesibilidad antes del evento, comunicar claramente los servicios disponibles y coordinarse con los ponentes y los proveedores de subtitulado con suficiente antelación.

Sus recomendaciones se aplican a eventos presenciales, virtuales e híbridos. Además, muchas de estas prácticas de accesibilidad también benefician a participantes internacionales, personas que no dominan el idioma principal del evento y asistentes que siguen la sesión desde entornos ruidosos.

EventCAT reúne distintas partes de este proceso en una misma solución. Los organizadores pueden:

• Ofrecer subtítulos y traducción de voz mediante códigos QR o URL

• Preparar terminología personalizada

• Mostrar subtítulos en las pantallas del recinto

• Integrar los subtítulos con OBS

• Descargar transcripciones multilingües después de cada sesión

¿Cuándo deben realizarse estas pruebas de accesibilidad?

Un ensayo eficaz no consiste en completar una única revisión durante la mañana del evento. Los equipos mejor preparados comprueban diferentes partes de la experiencia en distintas etapas de la organización.

Cronograma recomendado antes de una conferencia

Una semana antes del evento

• Prepara glosarios y terminología personalizada.

• Confirma los idiomas que estarán disponibles.

• Revisa las presentaciones y las notas de los ponentes.

• Solicita nombres propios, siglas y términos técnicos.

• Comunica a los asistentes qué servicios de accesibilidad estarán disponibles.

Un día antes del evento

• Comprueba los micrófonos y la configuración del audio.

• Verifica la ubicación y visibilidad de los códigos QR.

• Completa la prueba del asistente en 60 segundos.

• Revisa la calidad de los subtítulos en distintos dispositivos.

• Prueba la traducción con la terminología real del evento.

Una hora antes del evento

• Comprueba la conexión a internet.

• Verifica que se ha seleccionado la entrada de audio correcta.

• Confirma que los subtítulos y el audio traducido funcionan.

• Comprueba que aparecen los idiomas correctos.

• Revisa que los enlaces y códigos QR dirigen a la sesión adecuada.

Inmediatamente antes de abrir las puertas

• Accede a la sesión como si fueras un asistente.

• Escanea el código QR desde la zona destinada al público.

• Prueba al menos una traducción en directo.

• Comprueba que los subtítulos se leen desde diferentes puntos de la sala.

• Confirma que la sesión está activa y preparada para recibir participantes.

La accesibilidad de un evento comienza con la preparación

Los eventos accesibles no se crean únicamente mediante tecnología. Se crean mediante una planificación adecuada.

Un audio claro, un acceso sencillo para los asistentes, una terminología precisa y un equipo de soporte bien preparado deben trabajar conjuntamente para que todas las personas puedan participar plenamente, independientemente del idioma que hablen o de su capacidad auditiva.

El ensayo final debe parecerse lo máximo posible al evento real. Utiliza la sala, los equipos, los dispositivos, la terminología, los idiomas y las instrucciones que estarán disponibles durante la conferencia.

El mejor momento para descubrir un problema es antes de que lo encuentre el público.

EventCAT ayuda a los organizadores a preparar eventos multilingües y accesibles mediante subtítulos en tiempo real, traducción de voz, glosarios personalizados, acceso sencillo a través de códigos QR y URL, y transcripciones multilingües después de cada sesión.

De esta forma, resulta más fácil ofrecer una experiencia coherente y accesible desde el ensayo inicial hasta la celebración del evento en directo.

Fuentes

• Organización Mundial de la Salud, Oficina Regional para Europa. «Vision and Hearing Loss», 30 de enero de 2023. La OMS estima que aproximadamente 190 millones de personas de su Región Europea viven con pérdida auditiva o sordera.

• World Wide Web Consortium, Web Accessibility Initiative. «Making Events Accessible: Checklist for Meetings, Conferences, Training, and Presentations». Guía para mejorar la accesibilidad de eventos presenciales, virtuales e híbridos.